Bir önceki yazıda performans yönetim sistemlerinin neden doğru çalışmayabileceğini, Amerikan kültürü için hazırlanan süreçlerin bizim bünyemize nasıl ters geleceğini konuştuk.

Sistemler ile ilgili olumsuz yönleri ve problemleri sıralamaya devam edebiliriz ama bunun yerine tam olarak ideal şartlarda, istediğimiz gibi bir performans değerlendirme sistemi nasıl kurulabilir buna bakmak istiyorum.

Bana göre ideal performans sisteminin aşağıdaki bileşenleri içermesi gereklidir;

• Çalışan yeteneklerinin doğru şekilde analizi : Keşke yazıldığı kadar kolay yapılsa. Ben IK uzmanı değilim ve eminim ki bunda doğruya olabildiğince yaklaşmak için bir çok bilimsel araç geliştirilmiştir. Bilgi sahibi olmadan hüküm vermemek için yorum yapmıyorum. Özellikle sayılması/ölçülmesi zor olan soyut yeteneklerin belirlenmesinin sıkıntılı olacağını düşünüyorum. Ancak önemli bir ilk şart olarak ideal sistem tanımımızın başına yazdım. Takımınızda bir "Messi" varsa ve bir şekilde kalede oynuyorsa bunu görmeniz ve müdehale etmeniz gerekir. Ancak bu önşartın da önşartı yetenekleri görecek ve değerlendirecek bir üst amir ve IK yöneticisidir.

• Samanı çöpten ayırmak : Her çalışanın ortaya koyduğu iş ve harcadığı emek teoride işletmenin faydasınadır. Ve karlılık anlamında her pozisyonun direk katkısı birbirinden çok farklı olacak hatta bazılarının yaptığı iş direk "değer" yaratmayacaktır. Performans değerlendirme sistemi bir "iş değeri" anlama sistemi olarak kullanılamaz. Yani üstün performans gösterip candan çalışan bir döküman/arşiv görevlisi, ortalama performansla çalışan ama yaptığı iş direk karlılık sağlayan birinden daha iyi olmalıdır. Performans sistemini çalışanın firma için değeri değişkenine bağlarsanız, baştan kaybetmiş olur.

• Hedeflerin, kriterlerin iyi belirlenmesi : Herhangi birşeyi ölçecekseniz elinizde mutlaka bir karşılaştırma ölçütü olmalıdır. Kesin olarak 1m olduğunu bildiğiniz bir cetvel olmadan uzunluk ölçemezsiniz. Performansını değerlendireceğimiz her kişi için tanımlı, anlamlı iş hedefleri oluşturulmalıdır. -melidir, -malıdır da, bunu nasıl yapacağız? Mesela bir çalışma grup lideri için işçiler arasındaki sürtüşmeleri gidermek, ikili çatışmaları çözmek ve işçilerin problemleri ile ilgilenmek çok önemli bir kriterdir. Ama ÇGL'ye bu sene 10 çatışma çözeceksin ve 4 işçiye yardımcı olacaksın diyemezsiniz. Ayrıca teknoktarlarla bürokratları birbirinden iyi ayırmalısınız. Teknokrat işinde uzman olmuş ve çok ağırlıklı olarak teknik gereklilikler üzerine çalışan adamdır. Bürokrat ise teknik gereklilikten çok yönetsel yeteneklere sahip olması gereken kişidir. Alanında çok başarılı bir teknokrat olduğu halde yönetime terfi ettirildiğinde çuvallayan birçok örnek görebilirsiniz.        

Google bu konuda bir çalışma yapmış; çalışanlar arasında yönetim kademesinde kimlerin başarılı olabileceğini araştırmış ve görmüş ki gerekli özellikler arasında yazılım,kodlama, teknoloji bilgisi gibi teknik gereklilikler önem sırası olarak 8. sırada. En önemli özellikler ise tutarlı ve dengeli olma, iyi sorular sorma ve çalışanlar ile iletişime zaman ayırmak olarak belirlenmiş.

Çalışanlara sayısal hedefler vermenin de avantajları yanında dezavantajları var. Belli bir sayıya      odaklanmış ve o sayıyı yakalarsa başarılı addedileceğini bilen bir çalışanın birçok önemli fırsatı görmediği ya da hedefe ulaşmak için sık sık etik dışına çıkabildiği ve neticede çalışma ortamının aşırı rekabetçi ve stresli hale geldiği de araştırmalarla sabit. Özellikle de aynı hedefi kovalayan satış birimi gibi departmanlarda. Daha önceki yazımda belirttiğim gibi seri işlerde çalışanlara sayısal hedef vermek, yaratıcılık ya da yönetsel beceri gereken durumlarda sayısal hedeflerden kaçınmaya çalışmak doğru gibi görünüyor bilimsel verilere göre.

• Üzerimize vazife olmayan işler : Doğru çalışan bir performans sisteminin bana göre, direk alanı olmasa da işletme yararına projeler üreten, çevresindekileri geliştirmeye çalışan, işe kendinden birşey katanları yüreklendirmesi ve desteklemesi gerekiyor. MBA IK dersinde kuruma bağlılığın en üst seviyesi olarak anlatılıyor bu durum. Bana göre ise kuruma bağlılıktan çok karakter meselesi.

• Ücret meselesi : Doğru bir performans sisteminin çok itinalı olması gereken bir alan burası. Çünkü uygulamada en anlaşılamayan, en çok küskünlük nedeni olan konu bu. Performans gösteren, şirket için katkı sağlayan, kısacası iyi çalışanları ödüllendirmek ve bunu özendirmek her işletme için anlamlı ve gerekli. Ama gerçekçi olmak gerekiyor. Maaş artışları ne performansı ölçenlerin ne de IK departmanının yetkisinde değil çünkü. Birçok farklı parametre (pazar, büyüme, ekonomi, kapasite vb.) verebileceğiniz maaş bandını kısıtlıyor ve hiçkimse elinde olmayan bir değişiklik için vaadde bulunmamalı. Aynı şey terfiler için de geçerli ve doğru kurgulamazsanız performans gösteren çalışanları küstürmek, kurumdan ayrılmalarına neden olmak ya da kendilerini rölantiye almaları sonucunu doğurmak çok olası. İnsanlara doğru bildirim vermekten, kısıtları anlatmaktan korkmayın. Birisi bana gelip, performansından çok memnunuz ama başka kısıtlar yüzünden maaşını daha da arttıramıyoruz ya da şimdilik terfi yolu kapalı ama açılırsa öncelikli olarak düşünülecekler arasındasın dese çok hoşuma giderdi.

• Kültürel farklılıkları anlamak : Taslak olarak aldığınız ya da bir şekilde öğrendiğiniz performans değerlendirme sisteminin hem ülke kültürü ile, hem de kurum kültürü ile uyumluluğunu değerlendirmek ve uyarlamak zorundasınız. Kurum kültürü hangi değerleri övüyor, hangi özellikleri yadırgıyorsa performans kriterleri içerisinde olmalı. Bunu yapmak da farkındalık işi. Mevcut sistemlerin neden Türk kültürüne uymadığı ve nasıl uyabileceği konularını tartışmamız gerekiyor.

• Performans sisteminin performansı : Son olarak sistemin kendi iç kontrol sisteminin olması ve değerlendirmelerin, ödüllerin verilen kararların sonuçlarına bakması gerekiyor. Genel psikolojik eğilim olarak IK yöneticileri binbir zahmetle devreye aldıkları, belki yönetimi ikna etmek zorunda kaldıkları sisemin başarısı konusunda objektif olamıyor.

Ben bir IK uzmanı olmadığım için yukarıdaki herşey bana göründüğü gibidir. Şu sıralar ben de yeni bir performans değerlendirme sisteminin içindeyim ve zamanla yukarıdaki tüm açılardan değerlendirip deneyimlerimi buraya not düşeceğim...